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GTD时间管理指南,让你告别庸碌!

2015-10-13 11:45:46 源自:普天药械交易网

  “GTD”是什么?

  GTD——Getting things done,即“把事情做完”。这是一个框架,用于组织和追踪待办任务及项目。但是它或许应该被称为“用更好的方式而非只是以寻常思维将事情做完”。它的真正目的,是让你对被纳入框架的事情——从宏观如“发明最伟大的东西”到琐碎如“8月25日与Ada电话讨论芝士蛋糕食谱”——有明确认知,并形成对各类事务的科学处理逻辑。

  GTD最基本的假设之一是:人是一个蠢蛋。或者说,当考虑要完成的工作时,人的潜意识非常迟钝。相信许多人都遭遇这样的困境:一方面脑子里塞满了“to do lists”并不断提醒自己必须记住,另一方面又在不断遗漏重要细节。GTD的功能在便在于,将一连串任务与灵光乍现转化为物理的、可见的行动,追踪你需要做什么、应该做什么、应该思考什么,这减少了压力,也让大脑腾出空间得以生成并组合更具建设性的思考。你需要做的是制作并维护以下列表。

  1、in表

  当被指派任务或是灵光一闪时,将它们记录下来,这就是in表。你得把所有未进入应有状态的事情都称作“未尽事宜”。无论是电子或纸质形式,最重要的是,将大量繁杂的细节从大脑库存中卸载。

  在刚开始使用GTD方法时,以上“大脑清空”步骤中,你的in表里可能收集了成吨的事项,因此in表得时常不断地加工。

  按照罗列顺序,加工in表上的事项时,你需要问的第一个问题是:它真的需要被执行吗?如果答案是否定的,要么就把这件事划掉,要么作为参考事项把它加入“将来某时/也许”列表(稍后详解)。如果这是过段时间需要被重新提上议事日程的事件,它应该被写进日历或是备忘录中。

  如果事项需要被执行,就要计划下一步行动。注意,下一步行动应该是一个物理上的、可视的、能离目标更近的行动,这能极大降低行动的抗拒感,也就是说,不是“计划一个蛋糕抽奖活动”,而是“给Arthur和Camille发邮件,提醒他们做蛋糕” 。

  当决定好下一步行动,应该考虑能否用小份额时间完成它,如果是的,就立刻去做。如果要耗费较多精力,就依据不同情况将它分入“下一步行动”列表、“等候”列表、项目列表中。以下详解各个列表。

  2、“下一步行动”列表

  “下一步行动”列表中罗列着需要自己尽快完成的事项,就是停止刷微信朋友圈而立即行动的清单。同时,也可以给每项行动加上环境标签,说明行动的地点,或者为了完成它所需要的设备。

  3、“等候”列表

  当把任务委托给他人——诸如发出一封需要被回复的邮件或订购了某样东西,任务在这样的等待时间暂时搁置,你应该把这些事情写在“等候”列表里,并且记得永远要标记上日期,这样做至少能让你在催促他人时更理直气壮。

  4、项目列表

  GTD对项目的定义非常广泛,当“等候列表”与“下一步行动列表”都不足以终止一个事项,它需要被列入“项目列表”。这个列表应该是一系列项目名称,如果你乐意,最好在每一阶段加上一些结果描述。而且,当你回顾项目列表的时候得确保,对应每一个项目,总有至少一个行为被列在你的“下一步行动”列表上,这样你的项目就不会被忘掉。如果你和某些人有常规会面,给每人一个“议程标签”会有很多好处。当想到他们时,可以在列表中写下想要在下一次会面中商谈的要点。

  5、“将来某时/也许”列表

  如果你不想获得妄下结论的名声,或者某个项目需要更多的思考时间,这就是“将来某时/也许”列表出现的时候,这个列表仅包含你可能在未来某些时候才能考虑的项目。比如“把卧室重新布置”或“这篇学术论文需要更多时间加以消化”。这张列表应该与系统中的其他部分一起每周回顾一遍。

  6、每周回顾

  如果你开始使用GTD框架,常常会发现:你完成项目的下一步行动但是忘了为这个项目添加新的行动;你忘了去掉某个“下一步行动”,因为更重要的事情发生了……因此你每周都需要花上一点时间,进行回顾总结:

  1、确保每个项目有至少一个下一步行动。确保每个行动在你的“下一步行动”列表中真的有存在必要。

  2、通览你的各个列表,看是否有项目或行为应调换位置。如果在你的项目列表中创建新项目,务必确定它的下一个物理上的、可视化的行动。

  如果回顾过程中,任何元素触发了新想法,请及时添加到in表中。此外,你还可以随身携带一个阅读文件架,包含了文件、档案,或者任何需要阅读的东西。当你有几分钟空闲的时候,让可以读的文件就在手边。当然,要确保你真的需要读这些东西,而不仅是装装样子。

  GTD是一个宏观的概念,具体操作方法非常自由,载体可以是笔记本,也可以是电子邮箱或手机软件,如果你希望了解完整的GTD方法,最好去看David Allen的书Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity,里面系统化陈述了他的方法。

标签: 任务 时间 列表

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